Você recebe diariamente um monte de e-mails solicitando sua aprovação? Você precisa preencher formulários em papel para solicitar algo (contratações, movimentações, pagamentos, troca de equipamentos etc)? Você imagina que há gargalos, mas não tem os dados para saber o que está acontecendo? Você gostaria de ajustar seus processos (P.D.C.A.), mas os processos de mudança são muito lentos?

Você pode estar vivendo um modelo de trabalho travado e ineficiente! Sabe aquela antiga história de que aqui as coisas são assim e essa é nossa cultura (mil documentações, dezenas de status e zero de valor agregado)? Bem, não vou contar nada revolucionário, pelo contrário, a intenção do artigo é apenas demonstrar simplicidade e provocá-lo quanto ao nível de automação de processos de sua empresa.

De uma forma resumida, um Fluxo de Trabalho ou Workflow é simplesmente uma sequência previsível e repetitiva de atividades planejadas, que visa garantir e cuidar das políticas e procedimentos das empresas. Só que somos digitais, logo, tudo isso precisa ser orquestrado por um sistema.

Mas voltando um pouco aos questionamentos, o que aconteceria com sua caixa de entrada se você pudesse aprovar tarefas similares em lote? E se você pudesse se livrar de todos os formulários em Papel, Excel e Word para sempre? E se você pudesse analisar detalhadamente qualquer processo de negócio para saber quanto tempo cada etapa leva e onde estão os gargalos e oportunidades de melhoria? E se você pudesse melhorar imediatamente um processo e tê-lo publicado em produção para todos em sua empresa? E se seus processos de negócio conduzissem as tarefas aos devidos responsáveis (aprovadores) sem depender do conhecimento específico de uma determinada pessoa ou departamento?

Aqui estão as sete melhores razões para você abandonar seus formulários em papel e solicitações de aprovação via e-mail e começar a automatizar seus fluxos de trabalho.

1) Agilizar a comunicação em seus processos

Os e-mails, post-its e comentários sem contexto são impossíveis de se organizar. Agora imagine que muitos processos acontecem dezenas, centenas ou milhares de vezes ao dia, acredite, tenho um cliente que roda mais de 120 mil solicitações / mês. Quando conseguimos um fluxo de trabalho automatizado (Sistema de Workflow), centralizamos a comunicação tanto para quem solicita quanto para quem é responsável pela aprovação das etapas (tarefas). Já imaginou um painel com “Suas solicitações” e “Suas Tarefas” (figura abaixo)?

CAP Workflow - Painel Minhas Tarefas

E se toda a linha do tempo de uma solicitação estivesse em um único lugar e de fácil compreensão? Se se você pudesse abrir um fórum de discussão dentro dessa solicitação sem as dezenas de e-mails?

É, o trabalho flui!

2) Reduzir os custos com erros manuais e ineficiência

Com um fluxo de trabalho automatizado, você pode ignorar os custos elevados associados com erros e ineficiências. Você conseguirá reduzir o tempo de treinamento de um novo colaborador em sua função (os processos são normas da organização e não deveriam ser baseados no conhecimento exclusivo das pessoas). E quanto aos pagamentos em atraso, pagamento de multas, aprovações de vendas lentas, pagamentos de reembolso de despesas e contratação de fornecedores? Não há motivos para jogarmos tanto tempo ($$$) fora.

Com seus processos de negócio automatizados, você poderá saber a etapa atual e quanto tempo está demorando qualquer processo de sua empresa.

3) Definir claramente o responsável em cada etapa do processo

Recentemente iniciamos um benchmark com diversos segmentos do mercado levantando questões sobre a maturidade na gestão e automação de processos nas organizações e já podemos afirmar, mesmo que preliminarmente, que um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas está na fronteira de responsabilidades (seja dentro de um departamento ou entre departamentos). Sempre soubemos que ter um responsável claramente definido é essencial, mas ficamos surpresos com a quantidade de empresas que ainda podem melhorar seus processos apenas ajustando esse gap.

4) Empoderamento dos usuários

Dê poder às pessoas que conhecem o negócio. A ideia é simples, procure por uma ferramenta de automação de processos ou BPA (Business Process Automation). Boas ferramentas irão disponibilizar uma interface simples e intuitiva, onde o próprio gestor ou responsável pelo processo pode criar, alterar, melhorar e medir seus processos. Quanto menos conhecimento técnico você precisar para criar ou alterar um processo, mais rapidamente você responderá às mudanças de seu negócio.

Como estamos falando de empoderamento, nada mais natural que a área de negócio decidir quais processos serão automatizados e quando estarão publicados em produção. Chega de sempre pedir para o “TI” abrir um ticket de implantação, faça você mesmo!

Algumas soluções possibilitam que você coloque processos em produção sem nenhum conhecimento técnico. Opa, calma! Se você necessita integrar o processo com seu ERP (SAP, SAGE, Dynamics, TOTVS etc), você vai precisar da ajuda de técnicos especializados, ou seja, foque no negócio e deixe o “tecniquês” com os especialistas. Tenho certeza que você não precisa envolver o departamento de TI da sua empresa para criar um grupo no WhatsApp para discutir os problemas no “Projeto XYZ”.

Como você pode falar em P.D.C.A. se não pode Agir?

5) Medir – Quem não mede pode estar dirigindo de olhos vendados

Medindo seus processos com o CAP Workflow

“Se temos dados olhamos os dados, se temos opinião ficamos com a minha.”. Não sei bem quem disse isso, mas sou fã da pessoa e repito isso quase que como um mantra.

Já imaginou as análises que você pode fazer tendo todos os dados à sua disposição?

Estamos cumprindo as metas de tempo esperadas para cada processo? Quais etapas de um determinado workflow está atrasando mais? Quem do meu time é o gargalo? Qual o motivo do gargalo, treinamento? Quantas solicitações de compra conseguimos executar por mês? Quantos chamados de permissão de acesso estamos recebendo em média por mês? Qual o motivo, mudança de sistema ou falta de treinamento?

6) Ganhar eficiência operacional em processos manuais

É muito comum encontrarmos oportunidades de melhorias nos processos de backoffice (retaguarda), pois como não são o core (parte mais importante) das organizações, costumam ser negligenciados e encarados apenas como custo. Bem, me deparei recentemente com um cliente que automatizou os processos da área de Controladoria e obteve uma redução de 50% dos custos com headcount. Vamos fazer uma “conta de padeiro”: Salário de 2k/mês (custo real 4k), multiplicado por 50% do time (5 colaboradores), multiplicado por 12 meses, estamos falando de uma redução de  240k/ano.

E se otimizássemos em um time maior, por exemplo, uma central de atendimento ao cliente?

7) Aumentar o nível de atendimento

Entende-se que um atendimento ao cliente de qualidade é literalmente um objetivo obrigatório para qualquer negócio que almeje ser bem sucedido. A busca pela qualidade no atendimento ao cliente não é mais uma estratégia de diferenciação no mercado e, sim uma necessidade de sobrevivência.

Se pensarmos que um colaborador é um cliente do departamento de RH quando o mesmo está incluindo um dependente ou solicitando férias, podemos presumir que esse cliente possui expectativas e que irá se frustrar com a morosidade das aprovações, perda de seu processo ou preenchimento de dados irrelevantes, certo?

Já imaginou se este mesmo colaborador pudesse apenas clicar em um link em sua intranet e ele mesmo solicitar essa inclusão de dependente (processo criado pelo RH e seguindo todas as políticas e etapas)? E se esse colaborador for avisado pelo processo quando determinadas etapas forem concluídas? Agora imagine a redução do nível de ansiedade desse colaborador sabendo em quanto tempo o RH irá finalizar esse processo. Imaginou?

Se você não conseguiu imaginar, não tem problema! Veja um exemplo:

CAP Workflow - Painel Minhas Solicitações

Quer saber mais sobre oportunidades de melhorias de processos em sua empresa? Clique e saiba mais.

Veja também: Por que você recebe tantos e-mails diariamente?