O velho paradigma

Quando pensamos em gerenciamento de projetos o que geralmente nos vem à cabeça é a  ideia de controle. Esse controle pressupõe a utilização de um conjunto de conceitos, ferramentas e técnicas para a execução do projeto dentro do prazo, custo e de acordo com escopo (requisitos) definido pelo cliente. Além disso, temos de garantir que esses requisitos estejam enquadrados e alinhados com a estratégia do cliente.

Não é incomum pensarmos que o gerenciamento propriamente dito só começa quando todos os requisitos estão definidos.

Afinal, como iniciar um projeto sem saber exatamente o que deverá ser feito, não é verdade? Por mais estranho que possa parecer, a resposta é NÃO.

Num ambiente de inovação cujo cenário envolva o lançamento de um novo produto ou serviço, a descoberta de uma nova tecnologia ou mesmo a utilização de uma novo tipo de material, etc.; o que é mais certo é a própria incerteza. Portanto, como devemos gerenciar um projeto nesse contexto? De que forma devemos atuar para ter aumentada a nossa chance de sucesso? É aí que entram o gerenciamento ágil de projetos e o design thinking. Vamos entender melhor como essas peças se encaixam.

Mudanças e Projetos Ágeis

O manifesto ágil [1] e seus 12 princípios para o desenvolvimento de software já não são novidades.  Eles já estão por aí desde 2001 e sua aplicação tem crescido significativamente.  Uma pesquisa do PMI recente constatou que o número de projetos ágeis triplicou nos últimos 3 anos.

É justamente nos ambientes de inovação, mudanças e alta complexidade que os frameworks ágeis brilham. O paradigma ágil surgiu exatamente para endereçar a solução dos problemas encontrados nesses ambientes.

Esses cenários não são mais as exceções, são a regra.  O mundo passa por mudanças cada vez mais rápidas, inovações são propostas todos os dias para atender às novas demandas, as soluções são cada vez mais complexas. Enfim, estamos numa nova era onde tudo muda o tempo todo.  É preciso pensar diferente, fora da caixa.  Que tal “design thinking”?

Design Thinking como nova abordagem

Afinal, o que é Design Thinking [2]?

Trata-se de um processo voltado para a busca de resultados inovadores cujo foco central é o próprio usuário. Design thinking enfatiza práticas como observação, colaboração, aprendizagem rápida, visualização das ideias, prototipação e análise de negócio.

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O que fazer para introduzir o design thinking no gerenciamento de projetos?

  1. Envolvimento de todos os stakeholders desde o início

O Design Thinking é voltado para pessoas. Todos os stakeholders devem ser envolvidos nos estágios iniciais do projeto para a coleta imediata de feedbacks e promoção de toda e qualquer mudança (revisão) necessária.

É na fase inicial do projeto que o design será fundamental para a elicitação de requisitos.  A partir desse momento é que o escopo começará a ser revelado.  É a etapa denominada por alguns autores como “Project Exploration” e onde ocorre o grande parte do aprendizado e aquisição do conhecimento necessário para a resolução dos problemas.

  1. Promover a colaboração

Ferramentas de design thinking como prototipação, mapas mentais e modelos físicos devem ser exaustivamente utilizadas para a comunicação e colaboração entre o cliente e equipe durante o projeto.

  1. Dar espaço para a criatividade

O gerente de projetos precisa envolver pessoas com diferentes perspectivas a respeito de um determinado resultado.  Monte seu time com pessoas que pensam “lateralmente”, que possuem diferentes pontos de vista e intuitivas. Procure tirar dessas pessoas tarefas administrativas tais como elaboração de relatórios, reuniões de status, etc.  Elas precisam ter um período do dia para “pensar” e criar novas soluções.

  1. Dê forma às ideias

Teve uma ideia? Torne-a concreta. Não importa se isso será num pedaço de papel, argila ou mock-up digital. Modelos, mesmo que rudimentares, são fundamentais no processo de design thinking.

  1. Faça e refaça quantas vezes forem necessárias

Dificilmente você acertará de primeira. Design Thinking é iterativo. A cada iteração você coletará mais requisitos e estará mais próximo do resultado pretendido. O processo de prototipação, análise e revisão do produto ou serviço deve ser algo contínuo. A equipe deve ser capaz de dar feedbacks ao cliente o quanto antes.

Conclusão

Design thinking não é um kit de ferramentas milagrosas. Trata-se de um conjunto de práticas que podem ser aprendidas, treinadas e aperfeiçoadas. Há vários modelos e não existe um único adequado para todos os tipos de projetos. Você deverá analisar o melhor modelo a ser aplicado em cada caso.

Design thinking é um conjunto de ferramentas para solução de problemas que pode transformar os seus projetos e os resultados dos negócios da empresa.

Inove, think design!

[1] Manifesto for Agile Development. (2001). Retrieved July 28, 2016, from http://agilemanifesto.org/

[2] Lockwood, T. (Ed.). (2009). Design thinking: Integrating innovation, customer experience, and brand value (3rd edition). New York, NY: Allworth Press.