Aumentar a produtividade do setor de operações de TI é um dos principais desafios das empresas. O intuito é fazer mais com menos a partir de um bom direcionamento de custos. Como fazer isso?

A resposta passa pela adoção de medidas que otimizam a rotina de trabalho sem deixar de lado a qualidade dos resultados. Para alcançar esse objetivo — que é o Santo Graal de qualquer negócio —, é preciso buscar a eficiência e compreender quais aspectos ajudam a chegar lá.

Por isso, apresentamos neste post sete dicas que podem contribuir para o aumento da produtividade do setor operacional da TI. Então, que tal conhecer as sugestões? Acompanhe!

1. Invista em inovações tecnológicas

É claro que a TI entende a importância de investir em soluções tecnológicas, mas nem sempre essa compreensão é compartilhada com a gestão. Empregar novos recursos é uma forma de aumentar a produtividade e, de certa maneira, até a escalabilidade do negócio, já que nem sempre há elevação proporcional dos custos.

Para alcançar a eficiência máxima da equipe, adote ferramentas e soluções intuitivas, que atendam às demandas internas. O propósito é automatizar tarefas manuais para que os colaboradores foquem as atividades estratégicas. Um exemplo é a identificação de problemas na rede, que se torna mais precisa e fácil de resolver com a ajuda da tecnologia.

Lembre-se ainda de garantir o acesso a uma estrutura que ofereça visibilidade a dados e métricas compartilhadas. Assim, a equipe visualiza o status atual do funcionamento do setor de operações e descobre onde é preciso melhorar para alcançar a alta performance.

2. Fique atento aos dados levantados

No tópico anterior, destacamos rapidamente a importância de ter uma estrutura que facilite o acesso aos dados. Essa dica é essencial porque a eficiência da TI está ligada à visibilidade das informações.

A ideia é monitorar as principais atividades, como novas solicitações, status dos pedidos, tempo empregado para cada atendimento e por aí vai. A partir desses dados, as ações são controladas e aprimoradas.

Perceba que a proposta é monitorar os dados, mas o setor operacional deve ter autonomia para agir conforme achar melhor. O ponto-chave é justamente a mensuração de resultados para evitar a repetição e o surgimento de falhas.

Essa medida também implica a realização de uma gestão de riscos, já que o registro dos processos e problemas mostram a situação atual, ajudam a antecipar situações negativas e trabalhar de maneira proativa.

Para isso, é recomendado contar com uma gestão integrada dos processos que crie um ambiente de alto desempenho, mobilidade e eficiência operacional. Revise as soluções implementadas de modo contínuo e elimine aquelas que deixarem de apresentar os resultados esperados, pois isso indica que estão inadequadas em relação aos processos internos.

Em relação aos dados coletados das diferentes fontes, interprete-os e transforme-os em informações. Esse é o caminho para saber o que é preciso corrigir. Por exemplo: se for identificado que o tempo de atendimento no help desk está muito grande, é preciso pensar em tecnologias que reduzam esse indicador. É o caso de automatizar a abertura dos tickets para que a equipe tenha conhecimento prévio do problema.

3. Defina as prioridades do setor

Um dos principais inimigos da produtividade é a falta de priorização das atividades. A ausência de prazos e de definição de urgências faz com que todas as ações sejam indispensáveis — e isso não corresponde à realidade. O ideal é determinar o que deve ser feito primeiro para focar as atenções no que é preciso.

Mais do que isso, é preciso trabalhar com metas realistas. Portanto, antes de iniciar qualquer atividade, defina quais são os limites e divulgue-os para a equipe a fim de que sejam cumpridos.

A questão é: como definir as prioridades da maneira correta? Isso pode ser feito em quatro etapas.

3.1. Escolha um método de gestão

O modelo deve se adequar ao trabalho já executado pela equipe. Uma possibilidade é o Scrum, uma metodologia ágil que visa dividir os projetos em partes menores — chamadas de sprints — a fim de garantir a melhoria contínua. Se preferir os métodos tradicionais, o Guia PMBOK traz bons conceitos a serem aplicados na TI para melhorar os resultados.

3.2. Compartilhe o cronograma

A indicação dos prazos para todos os colaboradores é essencial para que todos se preparem e garantam a execução das tarefas. Essa medida também ajuda a trabalhar a gestão de pessoas, já que aumenta o sentimento de responsabilidade e pertencimento, o que tende a reduzir o turnover.

3.3. Defina critérios de urgência

A ideia é delimitar quem é responsável pelas tarefas e quando elas devem ser executadas, assim como oferecer uma margem de erro para casos de imprevistos. Isso significa que o tempo de realização deve ser menor que o da entrega para assegurar que o trabalho será entregue no prazo.

3.4. Defina as prioridades

As etapas anteriores o preparam para esse momento. Você ainda tem a possibilidade de trazer mais eficiência a esse processo ao buscar soluções de implementação, treinamento e suporte. Aposte na computação em nuvem para que a gestão seja integrada e ofereça acesso a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.

4. Trace um planejamento estratégico

A TI é uma área estratégica em qualquer organização e exige a elaboração de um planejamento apropriado. O objetivo é considerar condições internas e externas, bem como a evolução esperada de cada item (por exemplo, aumento das vendas, do faturamento ou da lucratividade, expansão do mercado etc.).

A partir disso, o planejamento estratégico embasa as tomadas de decisão para que os objetivos de negócio estejam alinhados aos recursos tecnológicos. Porém, qual é a relação com a produtividade?

O planejamento das ações implica a integração dos esforços. Isso leva à otimização dos processos corporativos, resultando na melhoria da produtividade. Além disso, a flexibilização proporcionada garante a realização dos ajustes necessários para que as demandas do setor operacional de TI sejam atendidas.

5. Aprimore a comunicação interna

Por mais que a equipe em foco seja a TI, a comunicação é essencial para o sucesso. O gestor deve dialogar com os colaboradores e abrir novos canais de contato, como aplicativos, intranet, redes sociais corporativas, softwares e e-mail.

Perceba que a comunicação interna também contribui para a conexão das pessoas com o objetivo de facilitar o intercâmbio de informações e ideias. Da mesma forma, todos têm acesso a metas e indicadores, o que lhes permite contribuir com feedbacks e informações que levem a insights relevantes.

Um profissional, por exemplo, é capaz de perceber que determinada solução é ineficiente para um setor da empresa. Ao detectar essa necessidade, ele pode procurar uma ferramenta mais adequada e indicá-la ao gestor a partir dos dados coletados.

Por sua vez, o gestor precisa repassar feedbacks constantes para alinhar as ações às expectativas. Essa medida tende a solucionar dúvidas, evitar imprevistos e justificativos, bem como garantir que todos trabalhem em prol do mesmo objetivo.

6. Reavalie processos

A empresa que foca a produtividade precisa implementar uma cultura de alto desempenho. Isso significa que crenças, hábitos e valores precisam interferir de modo positivo no trabalho dos colaboradores. Porém, é preciso reavaliar processos para adotar essa ideia.

É fundamental mapear os fluxos de trabalho para eliminar atividades desnecessárias, reduzir atrasos e retrabalhos, definir papéis e adotar mudanças que proporcionem agilidade. Ao mesmo tempo, você tem a capacidade de padronizar os processos de acordo com as melhores práticas produtivas, medida que aumenta a satisfação dos usuários e traz transparência.

7. Organize os processos de maneira eficiente

A produtividade também tem relação com o valor agregado que a sua empresa oferece aos usuários. Para isso, é preciso reduzir a burocracia, conhecer os processos de modo aprofundado e eliminar as tarefas desnecessárias.

Perceba que a proposta é otimizar os processos, isto é, indicar o que precisa ser feito, qual é o prazo e como manter a qualidade do produto ou serviço. Portanto, a produtividade nem sempre tem a ver com agilidade. O mais importante é que esteja alinhada às metas a serem atingidas.

Ao seguir todas essas dicas, fica mais fácil melhorar a produtividade do setor de operações de TI ao mesmo tempo que a qualidade é mantida e resultados melhores são alcançados. Então, que tal colocar essas ideias em prática?

Agora que você sabe o que fazer para ter uma equipe de alto desempenho, aproveite para conhecer sete boas práticas para redução de custos de TI.