No livro “O que podemos aprender com os gansos”, de Alexandre Rangel, nos deparamos com um conto, o mesmo que dá nome ao livro, que explica aquela famosa formação em “V” que os gansos realizam no momento de uma migração.

Essa formação adotada pelas aves tem um propósito: diminuir o cansaço durante grandes jornadas. A ave que está à frente do bando fica “de cara para o vento”, já as demais, não, o que permite que realizem um voo com menor esforço, de maneira “protegida” pelo ganso que está à frente. Quando o ganso que está à frente se cansa, ele sai da posição e automaticamente um outro a assume. É mais ou menos o que ocorre em corridas de carros: o carro que está atrás usa o vácuo gerado pelo carro da frente para diminuir a pressão e o arrasto, economizando combustível e facilitando a ultrapassagem.

E qual a relação disso com eficácia e eficiência?

Primeiramente, é importante entendermos o significado dessas duas palavras. Dentre as definições disponíveis nos dicionários, usaremos:

Eficácia: qualidade ou característica de quem ou do que chega realmente à conquista de um objetivo.

Eficiência: virtude ou característica de alguém ou algo de ser competente, produtivo, de conseguir o melhor rendimento com o mínimo de erros e/ou esforços.

Em resumo: eficácia está ligada à capacidade de se alcançar um objetivo, e eficiência, à capacidade de se realizar algo da melhor forma possível.

Agora vejam: qual a diferença entre eficácia e eficiência para nossos amigos gansos? Eficácia para eles é completar a jornada, chegar ao objetivo; já a eficiência é o fato de escolherem uma formação que diminua os esforços e melhore a atividade de voo, gerando agilidade e segurança para suas viagens.

Trazendo esses significados para nosso dia a dia, eficiência e eficácia são fundamentais na concepção e no desenvolvimento de projetos. Afinal, ninguém quer pagar por um projeto que não vai receber ou, ainda, esperar muito mais tempo e gastar muito mais dinheiro do que era previsto.

Se isso acontecer, sinto lhe informar, mas você perderá o cliente.

Esses conceitos estão intimamente relacionados a resultado e, muitas vezes, nossa vontade de fazer o melhor acaba ferindo um desses pontos. Criamos situações mirabolantes, que oferecerão um enorme dinamismo ao produto do projeto, mas o cliente não usa e a empresa tem queda na lucratividade, pois despendeu mais esforço do que era previsto ou desejado. Lembre-se daquele ditado: “o ótimo é inimigo do bom”.

E é possível existir eficácia sem eficiência ou, ainda, eficiência sem eficácia?

Sim, é, porém os riscos envolvidos são maiores. Os gansos poderiam voar de forma totalmente aleatória e chegarem ao destino desejado, mas isso elevaria a chance de se cansarem e aumentaria o tempo e o esforço envolvido. Esse esforço adicional poderia ser bastante prejudicial, como, por exemplo, deixando-os mais lentos e os tornando presas mais fáceis para seus predadores.

Ser eficaz sem ser eficiente nos garante a entrega do projeto ao cliente, porém com atrasos, bugs, custo superior ao previsto e diversos outros fatores, o que, consequentemente, impactará o negócio, exigirá mais ajustes e sustentação, sem falar da dificuldade na continuidade e na evolução do projeto.

Para você e sua empresa, o projeto poderá representar prejuízo, descontentamento do time, desconfiança e problemas de relacionamento com o cliente.

Já o inverso, eficiência sem eficácia, pode gerar um projeto com funções robustas, bem montado, que atende os padrões e segue os processos à risca, mas que não pode ser usado pelo cliente, não serve para nada ou não gera valor algum. O processo será malvisto por não entregar o contratado e há grandes possibilidades de causar problemas jurídicos.

Mas e no caso de um projeto ágil, cujo escopo não está totalmente definido e muitas vezes apenas temos uma ideia do que será desenvolvido. A eficácia já não começa comprometida? Não, apenas as escalas mudam. Pense na eficácia nesse caso no término das sprints: o que produzimos e entregamos gerou valor ao cliente? Se a resposta for sim, parabéns, você foi eficaz.

Agora você deve estar se perguntando qual a receita para ser mais eficiente e eficaz, certo? Bom, não há uma receita pronta e com garantia. Os casos precisam ser avaliados individualmente, porém há algumas técnicas e ferramentas que podem auxiliar: 

  • Cerimônias ágeis: dailies, reviews e retrospectivas são excelentes fontes de informação. Use essas cerimônias para coletar informações relevantes que lhe permitirão a tomada de ações.
  • Atenção aos indicadores: não se administra o que não se mensura. Crie indicadores que irão apoiá-lo a manter o projeto dentro dos limites esperados, mas cuidado: não faça isso em excesso. Se não tem certeza que precisa de um indicador, não gaste tempo com ele (isso também é ser eficiente).
  • Mantenha um ambiente colaborativo: ouça o time e seus pares. Não julgue uma ideia, apenas a avalie. Quantas coisas boas não surgiram de um ideia considerada louca ou sem sentido?
  • Atribua responsabilidade: as ideias devem ser acompanhadas de ação. Defina os pontos e faça. Atribua responsabilidades e datas. Uma forma bem simples de iniciar isso pode ser o uso de uma ferramenta chamada 5W2H, que é fácil de entender, aplicar e é bem direta. À medida que as coisas progridam, você pode mudar e estabelecer novas metas e formas de controle. O importante é começar.
  • Focar na causa e não no problema: parece óbvio, mas não é. Na correria, é comum focarmos no problema para depois voltarmos à causa, mas dificilmente isso acontece. Pare e pense: se eu “perder” mais alguns minutos, será que não posso fazer um estudo melhor e eliminar a causa do problema de forma definitiva? Se a situação está impactando no resultado do cliente, ok, ele é prioridade, resolva, mas não pare por aí, dê continuidade (novamente o 5W2H pode ser utilizado).
  • Exponha os resultados: colete feedback, apresente os resultados obtidos pelo time e torne-os conhecidos. Faça o time ter orgulho para querer sempre mais. Isso é o marketing da qualidade.

Agora que entendemos o que são essas duas palavrinhas e que elas não são nada sem ação, pergunto: qual a qualidade das suas entregas (profissionais e pessoais)? Quando foi a última vez que se propôs uma melhoria? O que você pode fazer pra melhorar seu trabalho hoje?

Pense nisso e faça algo!